Anmeldelse af udbydere af virtuelle datarum - Virtual Data Rooms

Hvordan man vælger software til datarum: Valg guide

Selvom det tager en masse tid og kræfter at finde den rigtige VDR (Virtual Data Room), er processen ikke nødvendigvis svær, især ikke hvis du følger vores guide til udvælgelse af virtuelle datarumsløsninger. 

Identificering af dit mål spiller en væsentlig rolle i valget af hvilken af de virtuelle datarumsløsninger der er bedst for din virksomhed. Når din hensigt er klar, kan du gå videre til specifikke trin for at vælge en kompetent VDR-udbyder til dine behov.

1. Skitsér dine krav

Hver virksomhed og hvert projekt er unikt. Baseret på dit formål, virksomhedens størrelse, branchens specifikke forhold og mange andre faktorer skal du navigere mellem forudbestemte VDR-planer og skræddersyede fleksible løsninger til virtuelle datarum. Nedenfor er to væsentlige faktorer, som du skal huske på dette tidspunkt:

Mennesker. Begynd med at opregne alle de personer, der kan have brug for adgang til VDR’en. Spørg dig selv:

• Er det de vigtigste beslutningstagere eller hele virksomheden? 
• Hvilket adgangsniveau skal hvert medlem have? 
• Er alle potentielle VDR-brugere teknisk kyndige?

Hvis du ser bort fra den rent tekniske side af VDR-valget og tager hensyn til den menneskelige faktor, vil det hjælpe dig med at træffe det rigtige valg, når du vælger det rigtige værktøj, så sørg for at tage hensyn til alle mulige brugere.

Data. Et andet aspekt, der skal overvejes, er de data, du vil stole på i det virtuelle datarum. Spørg dig selv:

• Hvor stor er mængden af de data, som vi vil gemme? 
• Hvad er de vigtigste filtyper, som vi er afhængige af i den daglige forretningskommunikation?
• Hvilke fortrolighedsniveauer har organisationen brug for? 
• Hvilke muligheder for downloading vil give mulighed for hurtig datadeling?

Planlægning af VDR’ens struktur på forhånd er et fremragende aktiv for en sikker og effektiv håndtering af data. 

Med skitsen af, hvad du forventer af en passende VDR-udbyder, er du klar til at gå videre til næste trin: at liste de forskellige funktioner, du vil kigge efter på tværs af forskellige virtuelle datarumsløsninger.

2. Overvej de nødvendige funktioner

Hvis det er første gang, du har med virtuelt datarum at gøre, ved du måske ikke, hvad der generelt er tilgængeligt derude. På dette tidspunkt er det vigtigt at forstå forskellen mellem rudimentær datalagring og VDR. Mens typiske opbevaringsløsninger tilbyder forskellige tilgange til opbevaring af data, såsom upload, visning, downloading og nogle gange mindre redigering, går virtuelle datarum ud over dette omfang. 

Databehandling, der er muliggjort af VDR’er, kan omfatte mange dimensioner af teknologiske fremskridt. Du kan f.eks. vælge at begrænse eller begrænse adgangen til bestemte dele af datarummet, sætte vandmærke på dokumenter, spore downloads, forhindre skærmbilleder og meget mere. Etablerede VDR-udbydere vil også give dig adgang til en række professionelle, administrative tjenester, såsom oversættelse eller scanning af dokumenter, mod et ekstra gebyr. 

3. Tildeling af budgettet

Budgetallokering er et kort, men vigtigt skridt i forbindelse med løsninger til virtuelle datarum. Uanset om du selv træffer beslutningen eller om du skal præsentere VDR’erne for dine overordnede, skal du huske på, at datarummets funktionalitet og effektivitet altid vil korrelere med dets anvendelsesomkostninger. Men det betyder ikke, at det vil være urimeligt dyrt at oprette et virtuelt datarum. 

Som du vil lære mere om, er VDR-udbydernes prispolitik baseret på tjenesteudbuddet og din virksomheds specifikke krav. Så længe du handler med en troværdig udbyder, har du desuden mulighed for at lære og forstå priserne, før du træffer nogen beslutninger.

4. Sammenlign mulighederne

For at vælge den bedste datarumsudbyder skal hver enkelt kunde overveje disse og mange andre aspekter. Nogle virksomheder vælger datarum ud fra prisen, andre ud fra kvaliteten. Men alligevel bør hver enkelt direktør huske, at teamwork og databeskyttelse afhænger af dette køb. Høje omkostninger er dog ikke altid ensbetydende med tjenester af høj kvalitet. Derfor er det nødvendigt at være maksimalt opmærksom på alle de næste faktorer.

Sammenligning af de tilgængelige løsninger til virtuelt datarum er den mest tidskrævende fase. På dette tidspunkt bør du overveje at bruge følgende kriterier til at finde frem til de bedst egnede VDR-udbydere:

Sikkerhed i datarummet

Det er afgørende at sikre dine datas sikkerhed, når det drejer sig om at dele dokumentation via VDR’er. Når du sammenligner, skal du holde øje med ting som to-faktor-autentificering, tidsbestemt adgangsudløb, flere tilladelsesniveauer og IP-adressebaserede adgangsbegrænsninger. Vær opmærksom på leverandørens overensstemmelsescertifikater for at garantere det perfekte match med de bedste sikkerhedsstandarder. Kig efter Virtual Data Room-løsninger, der udviser certificeringer som SOC 1 & SOC 2, ISO 27001, HIPAA, GDPR og PCI DSS.

Udrulning

Hver virtuelle datarum tilbyder et vist niveau af tilpasningsevne, når det gælder operativsystemer og enheder. Den ideelle løsning vil være lige funktionel på tværs af alle de mest anvendte platforme – uanset om det er iOS eller Android, Windows, Linux eller macOS. Du behøver ikke at installere adskillige plugins eller skrive en eneste linje kode. Se også på de foreslåede datahostingsteder. De fleste Virtual Data Room-løsninger bruger offentlige skyer og flere internationale datacentre, men de udvalgte kan måske også tilbyde fysisk opbevaring og datacenter, der er at foretrække for brugeren.

Støtte

Du kan bedømme effektiviteten af en given leverandør af Virtual Data Room-løsninger ud fra deres kundesupports tilgængelighed, kontaktkanaler, svartid og muligheden for at få et dedikeret team til at hjælpe dig gennem din VDR-oplevelse. Den foretrukne konfiguration af Virtual Data Room supporttilbuddet vil indeholde muligheden for at kommunikere på flere sprog, have adgang til en person på holdet 24/7 og et valg af at kommunikere via live chat, telefon eller e-mail.

Brugerstyring

Den udbyder af løsninger til virtuelle datarum, som du ønsker at vælge, vil give dig mulighed for at begrænse tilgængeligheden efter sted eller rolle, etablere flere tilgængelighedsniveauer og overvåge alle brugeres aktivitet på platformen. For at sikre en effektiv oplevelse for alle, skal du kigge efter funktioner som f.eks. masseinvitationer, justerbare Excel-visningstilladelser, brugermeddelelser og strømlinet gruppeopsætning.

Grænseflade

Når det gælder udførelsen af en VDR-grænseflade, er det vigtigste altid en klar og intuitiv konfiguration, der er lige så indlysende for finansdirektøren som for en bogholder på begynderniveau. En virtuelt datarum med en velgennemtænkt grænseflade bør tilbyde omfattende implementeringsmuligheder, et enkelt login til alle projekter og en praktisk rulning til navigation mellem tusindvis af filer. Ud over en enkel og omfattende brugergrænseflade kan du måske også drage fordel af VDR-tilpasning. På denne måde overføres dit corporate branding hele vejen igennem, og funktionsprioriteringen opfylder dine specifikke behov.

Prisfastsættelse

Prispolitikkerne svarer til forskellige retningslinjer på tværs af de fleste løsninger til virtuelle datarum. Nogle løsninger er baseret på pr. side eller lagerbaserede prispolitikker, hvor den endelige pris afhænger af den mængde data, du har brug for. Andre løsninger er afhængige af en model pr. bruger, hvor du betaler for antallet af pladser. En alternativ prismodel tilbyder et fast månedligt gebyr, som afhænger af den pakke, du vælger. Nogle tilbyder en begrænset datalagringskapacitet, mens andre giver mulighed for en skræddersyet virksomhedsoplevelse med ubegrænsede administratorer og solid lagringsplads. Den endelige pris afhænger af opgaven, datamængden, antallet af brugere og den prispolitik, du vælger.

5. Anmod om en gratis prøveperiode

Lige før du træffer det endelige valg blandt de betragtede Virtual Data Room-løsninger, skal du benytte dig af at bruge deres tjenester gratis i mindst en måned. Prøv at holde dig fra de VDR-udbydere, der ikke tilbyder gratis prøveperioder, da det kan betyde, at de ikke har meget at tilbyde og kun lever af de første omkostninger. 

Efter at have drøftet nogle spørgsmål med en udbyder, vil enhver kunde sikre sig, at de vælger det bedste virtuelle datarum. Nogle gange slutter servicen med lanceringen af softwaren. I dette tilfælde er brugerne alene tilbage med problemer og ubesvarede spørgsmål.

6. Begynd at bruge VDR’en

Når du har fundet perlen i havet af moderne løsninger til virtuelt datarum, kan du begynde at drage fordel af den software, der imødekommer alle dine behov og gør processen med håndtering af følsomme data behagelig for alle involverede.

Anvendelse af virtuelle datarum – Virtual Data Rooms

Virtuelle datarum anvendes i næsten alle situationer, hvor du har brug for at give fortrolig adgang til visse oplysninger til en gruppe af personer. Oftest anvendes virtuelle datarum til følgende opgaver:

• Analyse af virksomhedens dokumentation
• Oprettelse af et dokumentarkiv for virksomheden
• Gennemførelse af en revision før en fusion og overtagelse (M&A)
• Udarbejdelse af dokumenter til virksomhedens børsnotering
• Kommunikation med investorer
• Konkurs- og omstruktureringsprocedurer
• Kodeanalyse uden den risiko, du har, når du overdrager den til andre entreprenører

Den allerførste fase i filtreringen af mulige løsninger til virtuelle datarum er at skitsere dit hovedmål. Håndtering af følsomme data gælder for mange forskellige brugsscenarier, og de specifikke forhold for hvert enkelt scenarie bør svare til VDR’ens funktionalitet og egenskaber. 

For at give dig en generel idé er nedenstående de mest almindelige implementeringer af Virtual Data Room-løsninger.

M&A due diligence

Selv om fusioner og overtagelser (M&A’er) er afgørende for enhver succesfuld virksomheds vækst, er selve processen næppe altid behagelig og let. M&A’er kræver store mængder af følsomme dokumenter, der er nødvendige i forskellige faser. Ud fra dette perspektiv skal VDR’en tilbyde et fleksibelt udvalg af adgangsindstillinger og mulighed for at opdele hvert projekt i faser, f.eks. før markedsføring, due diligence og integration efter fusionen.

Virksomhedsregistret

Selv om en virksomhed er under udvikling, vil der altid være masser af fortrolige data, der skal opbevares. Evnen til at administrere adgangsprivilegier og adgangen til en stor lagervolumen er afgørende for etableringen af et VDR-firmaregister. Desuden vil de foretrukne løsninger til virtuelle datarum tilbyde langsigtede planer ud over de månedlige eller projektbaserede gebyrer.

Forvaltning af fast ejendom

Ejendomshandler er altid forbundet med et større omfang af dokumentation. Især når virksomhedens ekspertise går ud over salg og køb og tilbyder rådgivning, ejendoms- eller jordvurdering m.m. Virtuelle datarumsløsninger, der er ideelle til ejendomsadministration, skal give mulighed for automatisk indlæsning af dokumenter i bulk og sortering af dataene i en forudindstillet skabelon.

Initial Public Offering (IPO)

Ligesom at deltage i en M&A er det at indgive en IPO en spændende, men også krævende proces. Virksomheder, der forbereder sig på en børsintroduktion, skal arbejde hårdt for at samle de nødvendige dokumenter og indsende dem til tiden. På grund af den store kompleksitet af børsintroduktioner kan det også være nødvendigt at inddrage eksperter fra tredjeparter. Størst mulig fortrolighed og fleksible adgangsbegrænsninger er uundgåelige elementer i passende Virtual Data Room-løsninger til IPO-indberetninger.

Kapitaltilførsel

At sikre midler til en lancering eller et projekt er også lige så komplekst og kompliceret, som det kan være. Afhængigt af dit projekts karakter vil du skulle håndtere forskellige niveauer af fortrolighed, lagervolumen, adgangsindstillinger og adskillelse af faser. Når man overvejer løsninger til virtuelle datarum til kapitaltilvejebringelse, er det afgørende at evaluere gæstebrugerprivilegier og adgangsniveauer. Da antallet af besøgende er stort set ubegrænset, skal du måske overveje at oprette en separat VDR (Virtual Data Room) til den første præsentation og dokumenter med offentlig adgang.

I dag anvendes virtuelle datarum aktivt inden for sundhedspleje, risikovillig kapital, forretningsagenter, banker, finansielle institutioner, konsulentvirksomhed, produktion, fast ejendom, regnskab og revision. Hvis din virksomhed involverer følsomme dataforvaltning af enhver art, og det er vigtigt at opretholde adgangsrettigheder og kontrol med distributionen af overførte oplysninger, er der derfor en stor chance for, at virtuelle datarum vil hjælpe dig med at opretholde disse processer nemt.

Hvordan er vurderingen af virtuelle datarum dannet?

For at imødegå dette adfærdsmønster på netop dette websted har vi indsamlet alle tilgængelige oplysninger fra åbne kilder for at skabe grundlaget for den nuværende vurdering af elektroniske datarum. For at sikre en ensartet evaluering anvender vi en femstjernet skala baseret på den gennemsnitlige score for hver af indikatorerne:

Nedenstående bedømmelse viser det endelige resultat af denne vurdering. Den opdateres hver måned. VDR Rating omfatter følgende komponenter:

Dette websted indeholder en uafhængig online-bedømmelse af virtuelle datarum. Her har vi samlet alle de udbydere af online datarum, som arbejder med topvirksomheder i hele verden. Metoden bag vurderingen er en samlet gennemsnitlig vurdering. Vi har skabt denne rating, fordi anmeldelser, der kun er offentliggjort på et enkelt websted, kan være forudindtaget, da virksomhederne ofte belønner deres kunder for at efterlade positive anmeldelser af virtuelle datarum.